Non so se l'oggetto si chiaro

Vi spiego cosa mi servirebbe fare, in pratica una prima persona devo compilare un form con vari dati e lo deve salvare, successivamente una seconda persona deve poter trovare quel "file" e poter completare la lavorazione aggiungendo delle note. (si tratta di una piccola intranet, quindi tutti lavorerebbero sullo stesso joomla con il form)
Quale componente può aiutarmi a fare tutto questo? I dati del primo salvataggio dove dovrebbero essere salvati?
Grazie, scusate ma sono un pò arrugginito