Ciao allora la gestione nativa di joomla avviene per gruppi.
Per cui il gruppo registered puoi utilizzarlo per i clienti che scaricano soltanto da docman o lasciare addirittura impostato docman per far scaricare liberamente anche senza essere registrati. Questo devi deciderlo tu in base alle tue preferenze.
Poi utilizzi i gruppi editor, author, e publisher per i tuoi collaboratori. Mi sono limitato ai soli gruppi che accedono da front-end.
Poi esistono i tre gruppi che accedono da back-end e sono manager, administrator, superadministrator. Anche i tre ultimi gruppi possono accedere da front-end però è ovvio che se hai collaboratori che se ne intendono assegnandoli a questi gruppi potrebbero entrare anche da back-end. Certo puoi sempre proteggere l'accesso da back-end con un file .htaccess e farli entrare solo da front-end.
Non so se mi sono spiegato bene.