Ciao Elio,
ci sono diverse soluzioni, che ognuno adotte a seconda, anche, di caso in caso.
Ti pongo come ragiono io con quelli a distanza...
1. cliente fidato
Quello che senti anche se non devi farci un lavoro, che magari hai comunque conosciuto di persona e di cui hai tutti i riferimenti.
Qui in genere ci si mette daccordo via mail.
2. cliente sconosciuto low-budget
è quello che ti chiede un preventivo per una cosa piccola...
Si chiedono tutti i riferimenti, gli si telefona per verificare che "ci sia" dopodichè ci si mette daccordo utilizzando sempre le mail come canale.
3. cliente sconosciuto high-budget
è quello che ti chiede un preventivo per un lavoro corposo.
Generalmente, data l'entità del lavoro, ci si sente comunque per telefono.
A quel punto si mette giu un contratto con la descrizione del lavoro, dei pagamenti e di tutto il resto ( tempistiche, forfait, penali, ... ) e lo si registra al tribunale che va più comodo ( vicinanza ) a tutti e due.
Ovviamente prima di registrarlo si fa firmare a committente e a te in ogni sua pagina, doppia copia.