Rimozione di atti ed allegati dopo un "ragionevole periodo"

[grendizer71]

Salve a tutti, scusate la mia assenza da questo forum, è parecchio che manco, ma sto attraversando una fase lavorativa "strana".
Vengo al punto di questo post: per regolamento interno un comune decide che gli atti debbano rimanere in pubblicazione per due anni, non di più, al termine di questo periodo essi vanno cancellati.
Mi chiedo quindi:
A) Questa è una cosa in linea con le direttive ministeriali? Se così non fosse qual'è un ragionevole periodo di tempo da dover considerare? Alla lunga potrebbero trovarsi online atti di dieci anni fa, con conseguenti costi di hosting e problematiche di backup corposi.
B) é forse il caso di prevedere una funzione di "purge", automatizzata o meno, per gli atti ed allegati stravecchi?
Attendo risposte appena possibile.
bye

[vales]

La riflessione mi sembra abbia fondamento.

1) Non credo vi sia un obbligo oltre i termini della pubblicazione a mantenere gli atti visibili.
Anche se ci sono atti che dopo la pubblicazione non hanno più effetti, mentre altri hanno effetti in modo permanente fino a che non vengono modificati da altri atti.
In quest'ultimo caso forse è giusto che mantengano visibilità.

Se riusciamo a fare una casistica delle situazioni in corso forse si può trovare un sistema per gestire queste problematiche.

Qualcuno può segnalare qualche norma, circolare o regolamento che tratta il problema della pubblicazione? Mi sembra che era uscito qualcosa che ora non ricordo.

[uik32]

Ciao Vales,
al solito è necessario operare delle interpretazioni che, fortunatamente, in questo caso hanno il supporto di qualche nota esplicativa. All'indirizzo http://www.innovazionepa.gov.it/media/835812/vademecum%202011_modalita%20di%20pubblicazione%20dei%20documenti%20nell%20albo%20online.pdf è pubblicata una nota esplicativa che, ritengo, faccia al caso nostro. In particolare il Garante della Privacy ha dichiarato:

... la pubblicazione dei dati sull’albo “cartaceo” costituisce un trattamento di carattere locale, mentre invece la diffusione su internet delle stesse informazioni sull’albo online acquisisce un “carattere ubiquitario” . Pertanto ha anche precisato che la pubblicazione sul web deve garantire il “diritto all’oblio" dei soggetti coinvolti, nel senso che concluso il periodo di affissione i dati dovrebbero “scomparire” dal web senza che i motori di ricerca mantengano tali informazioni.

D'altro canto, giusto per ragionare, se l'obiettivo normatino dell'Albo on line è quello di dare data certa, reale ufficialità alla pubblicazione degli atti e inalterabilità degli stessi per il periodo di pubblicazione (e quindi dei ricorsi), è evidente che al termine del periodo d'obbligo di pubblicazione  l'atto possa essere cancellato dal Web, in quanto il cartaceo è sempre il documento di riferimento a fronte di eventuali visite ispettive.

Per eccesso di zelo, pubblicherei una tabella, all'interno dell'Albo pretorio on line,  che riporti i periodi di pubblicazione sul web dei vari atti, riconoscibili dal protocollo e dalla descrizione di riferimento.

Se durante la pubblicazione on line un atto viene integrato o sostituito per correzioni da altri atti, tutto deve rimanere in pubblicazione (cfr. pubblicazione assegnazione Dirigenze o mobilità Docenti), ma solo per il periodo previsto dalle norme.

[uik32]

Salve a tutti,
più entro nel merito della norma che regolamenta il funzionamento dell'Albo on line e più mi sento in dovere di ringraziare il team, Vales in particolare, per l'ottimo lavoro svolto.
Dopo questa doverosa premessa, mi permetto di segnalare alcune modifiche e/o integrazioni, che secondo me andrebbero apportate al progetto:

• prevedere la possibilità di siglare, nella tabella delle pubblicazioni, il documento eventualmente annullato dal responsabile del procedimento;
• aggiungere la funzione, all'interno dell'inserimento atti, per prevedere un limite temporale di pubblicazione dell'atto nell'albo storico, tempo oltre il quale il documento dovrebbe essere cancellato automaticamente (resto della convinzione che dopo la pubblicazione il documento debba essere eliminato, ma dato che non esiste una direttiva chiara anzi il tutto è demandato al responsabile del procedimento che ha generato l'atto ... "melius abundare quam deficere");
• la possibilità di opzionare l'eliminazione automatica degli atti per i quali è stato abilitato il "diritto all'oblio" al termine del periodo di pubblicazione;
• prevedere una nuova tabella, che deve autoaggiornarsi, relativa al"repertorio di pubblicazione" dove sia riportato il protocollo, la descrizione dell'atto e l'eventuale data di annullamento del documento.

Gradirei avere un confronto sulla questione da me sollevata e, se non chiedo troppo, il parere di Vales.
Paolo

[grendizer71]

Spero proprio che al joomla day si abbia la possibilità di confrontarsi un pochino: questa estensione è etremamente utilizzata dalle P.A.

[grendizer71]

Salve,
Scrivo qui poichè ritengo la mia richiesta "in tema" con l'argomento. se così non fosse vi prego di perdonarmi, provvederò ad aprire un nuovo argomento.
Si rende necessario cancellare dal'albo pretorio online tutta la documentazione più vecchia di otto mesi. Dal momento che attualmente Albo ha raggiunto - nel mio caso - la considerevole dimensione di oltre 1 Gb (oltre 4500 documenti pubblicati), sta diventando impossibile mantenere in efficenza l'host... considerando anche che il costo sta diventando esoso. Chi fornisce un buon servizio non da spazio infinito (a parte sgargagnano) e più spazio chiedi più costa. Da ultimo anche i backup stanno diventando ingestibili.
Mi chiedevo pertanto se fosse possibile implementare una funzione che facesse fuori tanto gli allegati quanto i riferimenti al DB.
Grazie in anticipo, attendo sviluppi.
bye

[vales]

Ciao fabio,

ti informo che ho programmato fra altre cose, di implementare la funzionalità che hai richiesto perchè ritengo che sia una cosa di interesse generale e che migliora le prestazioni di albo.

Ad essa penso di aggiungere anche la possibilità di segnalare se un atto è stato modificato da altri atti o addirittura annullato. C'è poi come detto in altri post da adeguare l'esport dei dati per ricavare il registro dell'albo.

[grendizer71]

Grazie dell'anticipazione Valerio,
In effetti è una funzione abbastanza richiesta. mi chedo se non sia possibile automatizzare il tutto definendo nel pannello di configurazione ad esempio un periodo di giorni (365?) oltre il quale gli atti vengano ad essere cancellati in automatico.
Bella anche l'idea della notifica e del filtro sul Registro Elettronico.
Ritieni che il nuovo update sia rilasciabile a breve?

[grendizer71]

Ciao,
perdona la mia insistenza.... ma ho un caso che è entrato nel critico: oltre seimila atti (dal 2010 ad oggi) e l'host non ce la fa più... C'è modo di implementare la soluzione proposta a breve o mi consigli una strategia " amanuense" nel DB?
Attendo direttive.

[vales]

Sto lavorando all'ultima versione, credo per joomla 1.5, che dovrebbe avere anche quella funzione.

[Enrico Pesce]

Salve a Tutti,
vorrei porvi una semplice domanda: io utilizzo la versione di Albo online 10.0 RC6, come faccio a inserire nell'albo un atto in modo permanente? Grazie anticipatamente

[vales]

cosa intendi per modo permanente?

[Enrico Pesce]

pubblicato per sempre

[vales]

Quando inserisci un atto ci sono due scelte da fare

1) pubblicarlo
2) renderlo visibile anche dopo la pubblicazione

se selezioni anche la seconda l'atto sarà sempre visibile negli elenchi visibili pubblicamente.

Nella nuova versione è possibile anche rendere invisibile un atto anche dopo averlo reso visibile, ciò per avere una maggiore flessibilità nella gestione del diritto all'oblio per atti riguardanti dati sensibili.

Consiglio l'aggiornamento all'ultima versione v11 RC 1.2, ricorda di fare un backup di sicurezza prima di aggiornare del database e dei file del sito.